申请外观专利时，由于专利申请人对专利知识了解不足或者其他原因，导致提交的专利申请文件有误，一些情况下是可以对文件进行修改的。我们在《外观专利申请时，如何对简要说明进行修改？》一文中介绍了对简要说明进行修改的标准和注意事项。
其实除了进行专利申请人自己修改外，在外观专利申请初审阶段专利审查员也可以对申请文件进行修改。
根据专利法实施细则的规定，国务院专利行政部门可以自行修改专利申请文件中文字和符号的明显错误。因此，依职权可以修改的内容仅限于明显错误。换句话说，如果可能涉及到权利范围的变化，则不能依职权进行修改。例如，审查员不能依职权修改外观设计的形状，也不能依职权将产品名称由“玩具汽车”修改为“汽车”，因为这样的修改会导致权利范围的变化，不属于审查员可以依职权进行修改的内容。
根据专利审查指南的规定，在初步审查中，审查员可以依职权修改的内容主要指以下几个方面：
1、明显的产品名称错误。
2、明显的视图名称错误。
3、明显的视图方向错误。
4、外观设计图片中的产品绘制线条包含有应删除的线条，例如阴影线、指示线、中心线、尺寸线、点划线等。
5、简要说明中写有明显不属于简要说明可以写明的内容，例如关于产品内部结构、技术效果的描述、产品推广宣传等用语。
6、申请人在简要说明中指定的最能表明设计要点的图片或者照片明显不恰当。
7、请求书中，申请人地址或联系人地址漏写、错写或者重复填写的省（自治区、直辖市）、市、邮政编码等信息。
可以依职权修改的内容，也是随着时代环境的变化而变化的。比如，在没有各种自动化系统之前，申请人提交纸件申请、审查员根据纸件进行审查，可依职权修改的内容就包括“‘外观设计图或照片’表格使用方向错误”；简要说明成为必要的申请文件并且必须在其中指定最能表明设计要点的图片后，可依职权修改的内容就包括了“申请人在简要说明中指定的最能表明设计要点的图片或者照片明显不恰当”等。
