我国对实用新型和外观专利申请采取的是形式审查制度，也称登记制度，即只要专利行政部门经过初步审查，认为该申请手续完备且符合法律规定的形式，就授予专利权。
采取形式审查制度，主要是因为实用新型和外观设计的内容较为简单，只作形式审查可以加快审批速度，使这些实用技术尽快为社会所利用，充分发挥专利制度的作用。对于不符合专利法规定的取得专利权的实质条件而取得了专利权的实用新型和外观设计，可以通过以后的无效申请和宣告程序宣告其无效。
在形式审查过程中，审查员会针对专利申请文件中的形式问题发出补正通知书，申请人应针对该通知书做出补正。
那么外观专利申请形式审查过程中，审查员在审查专利申请文件时应当遵循哪些原则呢？
外观专利申请审查原则之保密原则：
审查员在外观专利申请的审批程序中，根据有关保密规定，对于尚未公布、公告的外观专利申请文件和与外观专利申请有关的其他内容，以及其他不适宜公开的信息负有保密责任。
外观专利申请审查原则之书面审查原则：
审查员应当以申请人提交的书面文件为基础进行审查，审查意见（包括补正通知）和审查结果应当以书面形式通知申请人。初步审查程序中，原则上不进行会晤。
外观专利申请审查原则之听证原则：
审查员在作出驳回决定之前，应当将驳回所依据的事实、理由和证据通知申请人，至少给申请人一次陈述意见和/或修改外观专利申请文件的机会。审查员作出驳回决定时，驳回决定所依据的事实、理由和证据，应当是已经通知过申请人的，不得包含新的事实、理由和/或证据。
外观专利申请审查原则之程序节约原则：
在符合规定的情况下，审查员应当尽可能提高审查效率，缩短审查过程。对于存在可以通过补正克服的缺陷的申请，审查员应当进行全面审查，并尽可能在一次补正通知书中指出全部缺陷。对于存在不可能通过补正克服的实质性缺陷的申请，审查员可以不对外观专利申请文件和其他文件的形式缺陷进行审查，在审查意见通知书中可以仅指出实质性缺陷。
除遵循以上原则外，审查员在作出视为未提出、视为撤回、驳回等处分决定的同时，应当告知申请人可以启动的后续程序。
